指定機関組織規程

第１章　総則

（総　則）

• 第１条
  本規程は、一般社団法人全日本冠婚葬祭互助協会 （以下、「当協会」という。）が、一般財団法人日本情報社会推進協会（以下、「付与機関」という。）とのプライバシーマーク制度指定機関契約に基づき、プライバシーマーク制度指定機関（以下、「指定機関」という。）として業務を行うために必要となる組織及び職制を定める。
• ２．
  指定機関に関する組織及び職制は、付与機関の定めるプライバシーマーク制度に係る規程、当協会の定款、当協会の組織規程及び当協会が指定機関として定めた規程（以下、「指定機　関規程」という。）に特別の定めがある場合を除くほか、本規程の定めるところによる。

第２章　プライバシーマーク審査会

（プライバシーマーク審査会の設置）

• 第２条
  当協会は、プライバシーマーク審査会（以下、「審査会」という。）を置く。

（審査会の所掌業務）

• 第３条

  審査会は、以下の業務を所掌する。

  1. (１)プライバシーマーク付与認定審査業務の監督を行うこと。
  2. (２)指定機関に必要とされる細則（以下、「審査会規程」という。）を策定する。ただし、 付与機関規程及び指定機関規程に特別の定めがある場合を除く。
  3. (３)審査合格、審査不合格及び再調査の決定を行うこと（以下、「本審査」という。）。
  4. (４)予備審査の不適合理由書通知への同意を行うこと。
  5. (５)当協会の本審査を経てプライバシーマークの使用を認められ、かつ、その使用期間内にある事業者に対し改善勧告を行うこと。
  6. (６)付与機関への報告を行うこと。
  7. (７)その他、指定機関に関する業務を行うこと。

（審査会の構成）

• 第４条
  審査会は、５名以内で学識経験者並びに当協会の専務理事及び常務理事により構成するものとし、審査会委員長及び審査会委員は、理事会の議を経て、会長が委嘱する。
• ２．
  審査会委員の任期は二年とし、再任を妨げない。
• ３．

  次の各号に定める事由があるとき、会長は審査会委員の任を解き、新たに委員を委嘱し理事会へ報告しなければならない。

  1. (１)審査会委員に事故あるとき
  2. (２)審査会委員の業務の継続が困難であると思われたとき
  3. (３)審査会委員から退任の申し出を受けたとき
• ４．
  前項の規定により新たに委嘱された委員の任期は、前任者の残任期間とする。
• ５．
  審査会委員長は、審査会の議長となり、指定機関の業務を総理する。審査会委員長がその業務を行うことが困難な場合は、当協会役員である委員がその職務を代行することができる。

（審査会の招集）

• 第５条
  審査会は必要に応じ開催し、審査会委員長が招集する。
• ２．
  前項の招集にあたっては、原則として会議の７日前までに書面をもって通知する。
• ３．

  次前項の書面には、次の各号に掲げる事項を記載するものとする。

  1. (１)審査会の日時
  2. (２)審査会の場所
  3. (３)審議事項

（理事会への報告）

• 第６条
  審査会は、本審査の結果、その他決議した事項について理事会へ報告しなければならない。

（審査会の決議）

• 第７条
  審査会は構成員の過半数の出席をもって成立し、出席した構成員の過半数をもって決議する。ただし、当該決議案件に利害関係を有する構成員は、その案件に限り決議に加わることができない。

（協力等の要請）

• 第８条
  審査会は、所掌業務を調査審議するため必要があるときは、総務委員会に対し意見その他必要な協力を求めることができる。
• ２．
  審査会委員長は、調査審議の結果を書面又は口頭により、理事会へ報告するものとする。

第３章　プライバシーマーク付与認定審査室

（審査業務部門の設置）

• 第９条
  当協会は、プライバシーマーク付与認定審査業務を行うために、当協会事務局内にプライバシーマーク付与認定審査室（以下、「審査室」という。）を設置する。
• ２．
  審査室は、審査室長、プライバシーマーク審査員及びプライバシーマーク審査員補で構成する。

（審査室長の業務）

• 第１０条
  審査室長は、プライバシーマーク付与認定審査業務を監督する。
• ２．
  審査室長は、審査手続規程の細則（以下、「審査規則」という。）を定めることができる。
• ３．
  審査室長は、前項の審査規則及び担当した業務の結果を審査会に報告しなければならない。

（審査担当者の業務）

• 第１１条

  審査担当者は、別途定める規程規則に従いプライバシーマーク付与にかかる以下の業務を処理する。

  1. (１)形式審査（プライバシーマーク申請書の受理）を行うこと。
  2. (２)申請事業者に対しプライバシーマーク審査料金の請求を行うこと。
  3. (３)予備審査に関する業務を行うこと。
  4. (４)審査会への報告に関する業務を行うこと。
  5. (５)本審査の結果の通知に関する業務を行うこと。
  6. (６)申請事業者が審査のために提出した書類の管理を行うこと。
  7. (７)申請事業者及び審査合格事業者データベースの作成と管理を行うこと。
  8. (８)申請事業者に対し、申請手続等の説明、相談及び個人情報保護マネジメントシステム作成等の指導を行うこと。
  9. (９)個人情報保護又はプライバシーマーク制度に関する広報業務を行うこと。
  10. (10)審査合格事業者の調査及び改善勧告に関する業務を行うこと。
  11. (11)付与機関への報告に関する業務を行うこと。
  12. (12)その他、指定機関に関する業務を行うこと。

第４章　経　理

（プライバシーマーク申請に係る経理）

• 第１２条
  プライバシーマーク申請にかかる経理は、当協会の会計処理規程に従い処理する。

第５章　改　定

（改定）

• 第１３条
  本規程の改定は、審査会において行い、理事会の承認を得るものとする。

附　則

（施行日）

• 第１条
  この規程は、平成１７年５月１７日から施行する。